Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Für Anliegen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsbearbeiter

Für die Daten, die beim Besuch dieser Website, bei der Registrierung und für die Vertragsabwicklung mit Vereinen anfallen, sind wir verantwortlich.

Die Daten, die ein Verein in letsclub über seine Mitglieder, Eltern, Trainer, Helfer oder Sponsoren erfasst, bearbeiten wir im Auftrag des Vereins. Verantwortlich ist in diesem Fall der Verein. Grundlage ist unser Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV). Wenn du als Mitglied oder Elternteil Fragen zu deinen Daten hast, wende dich bitte zuerst an deinen Verein – wir unterstützen ihn dabei.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf von letsclub.ch übermittelt dein Browser technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer sowie Browser und Betriebssystem. Diese Angaben verwenden wir, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu beheben. Server-Protokolle löschen wir, sobald sie dafür nicht mehr nötig sind, in der Regel nach spätestens 30 Tagen.

Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Tools, keine Tracking-Cookies und binden keine Schriften oder Skripte von Drittanbietern ein. Die Schrift wird von unserem eigenen Server geladen.

4. Registrierung und Konto

Für ein Konto bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash), den Verein und die Rolle im Verein sowie Anmeldezeitpunkte. Diese Daten brauchen wir, um dir den Zugang zu letsclub zu ermöglichen, den Vertrag mit dem Verein zu erfüllen und Missbrauch zu verhindern.

5. Daten, die Vereine in letsclub bearbeiten

Je nachdem, welche Funktionen ein Verein nutzt, können in letsclub insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Stammdaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Kontaktangaben, Familien- und Elternbeziehungen
• Mitgliedschaft, Beitragskategorie, Teamzugehörigkeit, Funktionen und Rechte
• Termine, Zu- und Absagen sowie Anwesenheiten
• für Jugend+Sport: AHV-Nummer und J+S-Personennummer, sofern der Verein sie erfasst
• Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen und Buchhaltungsdaten
• Entschädigungen und Spesen von Trainern inklusive Bankverbindung und Belegen
• Chatnachrichten, Ankündigungen und Lesebestätigungen
• Fotos und Medien, sofern eine Foto-Einwilligung vorliegt
• Online-Anmeldungen, Helfereinsätze, Material- und Schlüsselausgaben, Sponsoren-Kontakte

Diese Daten bearbeiten wir ausschliesslich nach den Weisungen des Vereins und zu keinen eigenen Zwecken. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten, um unsere Website und Software bereitzustellen, Verträge abzuwickeln, mit dir zu kommunizieren, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b), unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und funktionierenden Angebot (lit. f), gesetzliche Pflichten (lit. c) und, wo nötig, deine Einwilligung (lit. a).

7. Lokale Speicherung im Browser

letsclub speichert im Browser (Local Storage) nur, was für die Nutzung nötig ist: deine Anmeldung, die gewählte Sprache, Ansichtseinstellungen und bei der Demo einen entsprechenden Hinweis. Damit die App schnell lädt und auch bei schwacher Verbindung funktioniert, legt ein Service Worker App-Dateien im Browser ab. Du kannst diese Daten jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

8. Push-Mitteilungen

Wenn du Push-Mitteilungen erlaubst, erhalten wir von deinem Browser eine technische Empfängeradresse. Die Mitteilungen werden verschlüsselt über den Push-Dienst des Browser-Herstellers zugestellt (z. B. Google, Apple oder Mozilla). Du kannst Push-Mitteilungen jederzeit in den Browser- oder Geräteeinstellungen abschalten.

9. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn es für unser Angebot nötig ist, das Gesetz es verlangt oder du eingewilligt hast. Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern:

• Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz): Hosting von Website, App, Datenbank und Datensicherungen sowie E-Mail-Versand. Die Rechenzentren befinden sich in der Schweiz.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland, und Stripe, Inc., USA): nur wenn ein Verein Online-Zahlungen per TWINT oder Karte aktiviert. Der Verein schliesst dafür einen eigenen Vertrag mit Stripe. Kartendaten erfassen nicht wir, sondern Stripe direkt.
• GIPHY (USA) bzw. Tenor (Google, USA): nur wenn im Chat ein GIF gesucht oder angezeigt wird. Die Suche läuft über unseren Server; beim Anzeigen eines GIF lädt dein Browser das Bild vom Server des Anbieters, der dabei deine IP-Adresse erhält.
• Push-Dienste der Browser-Hersteller (siehe Ziffer 8).

Für die Firmensuche im Sponsoring fragen wir öffentliche Daten beim Zentralen Firmenindex (ZEFIX) ab; dabei werden keine Personendaten unserer Nutzer übermittelt.

10. Bekanntgabe ins Ausland

Grundsätzlich bearbeiten wir Personendaten in der Schweiz. Bei den oben genannten optionalen Diensten können Daten in die EU oder in die USA gelangen. In diesen Fällen stellen wir einen angemessenen Schutz sicher, etwa über eine Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder über Standardvertragsklauseln.

11. Aufbewahrung und Löschung

• Kontodaten: für die Dauer der Nutzung. Nach Vertragsende hat der Verein 30 Tage Zeit für den Export; danach löschen wir die Daten.
• Datensicherungen: werden täglich erstellt und nach 14 Tagen überschrieben.
• Server-Protokolle: in der Regel nach spätestens 30 Tagen.
• Unsere eigenen Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR).

12. Datensicherheit

Wir schützen Personendaten mit technischen und organisatorischen Massnahmen: verschlüsselte Übertragung (TLS), Passwörter nur als Hash, verschlüsselt gespeicherte Zugangsschlüssel für Zahlungsdienste, Rechte- und Rollenkonzept, Trennung der Daten pro Verein, tägliche Datensicherungen und Server in der Schweiz. Einzelheiten stehen im Anhang zum Auftragsbearbeitungsvertrag.

13. Kinder und Jugendliche

Viele Vereinsmitglieder sind minderjährig. letsclub ist darauf ausgelegt: Eltern verwalten die Angaben ihrer Kinder, Minderjährige sind nicht in Gruppenchats, und Fotos werden nur mit Einwilligung angezeigt. E-Mails an Kinder unter 16 Jahren gehen an die Eltern.

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Personendaten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und Herausgabe bzw. Übertragung deiner Daten. Du kannst einer Bearbeitung widersprechen und eine Einwilligung jederzeit widerrufen. Bei Daten, die ein Verein in letsclub erfasst hat, richte dein Anliegen bitte an den Verein.

Du kannst dich zudem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), in der EU bei der Datenschutzbehörde deines Wohnsitzlandes.

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.